Guide d’enregistrement des fournisseurs

Le présent document présente l’ensemble des procédures et exigences à respecter par les fournisseurs souhaitant se faire enregistrer auprès de Sorbonne Université Abu Dhabi (SUAD). 

Le Guide fournisseur est un outil essentiel pour les entreprises désirant obtenir un contrat de prestation de service auprès de l’Université. 
Le Guide présente le processus de qualification étape par étape, veillant à ce que les critères, la documentation et les directives nécessaires pour être considérés comme éligibles à de futures opportunités d’achats soient compris des potentiels fournisseurs. 

Pour se faire enregistrer auprès de l’Université, les fournisseurs doivent répondre aux critères de base suivants 
qui seront pris en compte lors du processus d’inscription : 

Informations générales sur le fournisseur  

• Raison sociale de l’entreprise, nom commercial et numéro du registre de commerce 
  
  
• Coordonnées (adresse, numéro de téléphone, courriel, site Web) 
  
  
• Secteur dans lequel opère l’entreprise, y compris les produits ou services fournis 

Informations financières 

• Coordonnées bancaires (nom de la banque, numéro de compte, code SWIFT) présentées dans une attestation de domiciliation bancaire dûment délivrée par la banque 
  
  
• Numéro contribuable (NC), données d’immatriculation à la TVA 

Conformité et documents officiels  

• Licences et permis d’exploitation commerciale valides (selon le secteur d’activité) 
  
  
• Attestations d’assurance (responsabilité civile générale, indemnisation en cas d’accident de travail, etc.) 
  
  
• Certificats de conformité santé et sécurité (le cas échéant) 
  
  
• Certifications ISO ou autres certificats de contrôle  qualité (le cas échéant) 
  
  
• Certifications environnementales, telles que ISO 14001 ou autres, au besoin 

Expérience et Ressources  

• Un bref historique de l’expérience de l’entreprise dans le secteur ou le marché concerné 
  
  
• Références auprès de clients précédents ou actuels 
  
  
• Les membres de personnel clé et leurs qualifications ou leur expérience pertinente 
  
  
• Une description détaillée des produits ou services proposés 

Les fournisseurs enregistrés sont tenus de veiller aux responsabilités et mesures suivantes : 

Mettre à jour les coordonnées : les fournisseurs sont tenus d’informer dans les plus brefs délai le Service des Achats de tout changement important apporté à leurs services ou à leurs dispositions légales. 
Le Service des Achats ne sera pas tenu pour responsable si un fournisseur n’est pas au fait d’un appel d’offres ou d’un bon de commande en raison de ses coordonnées obsolètes. 

Respect des conditions générales : veiller au respect de toutes les conditions fixées par SUAD, lesquelles peuvent inclure : 

• Des conditions contractuelles : prix convenus, exécution, qualité, conditions de paiement. 
  
  
• Des informations confidentielles : tous les renseignements commerciaux soumis lors du processus d’enregistrement seront traités comme confidentiels. De même, les fournisseurs sont tenus de préserver la confidentialité de toutes les informations reçues de SUAD et de s’assurer que ces dernières ne sont pas divulguées à de tierces parties. 
  
  
• Conflit d’intérêts : les fournisseurs sont tenus de signaler tout conflit d’intérêts potentiel qui pourrait avoir une incidence sur leur participation au processus d’approvisionnement. 
  
  
• Clause de résiliation : en ce qui concerne tous les contrats/bons de commande émis à l’intention du fournisseur, SUAD se réserve le droit de retirer tout fournisseur de la liste approuvée si ce dernier ne respecte pas les normes de performance définies ou si celui-ci agit en violation du cahier des charges. 
  
  
• Conformité aux normes : se conformer aux normes qualité, santé, sécurité et environnement adoptées par SUAD. 
  
  
• Maintenir à jour la documentation : tenez à jour tous les documents officiels, financiers et règlementaires pertinents et fournissez-en des copies mises à jour sur demande.